Access 2007: Nuevas Competencias (Parte I)

A partir de este post comienzo a mostrar mis nuevas competencias adquiridas en Access 2007. Realicé cursos sobre Computación y hasta cursé materias específicas en mi carrera anterior, pero nunca vi este programa en profundidad. Por lo tanto serán varias las competencias.

¡¡Empecemos!!

Crear tablas de datos en Access

1)Nos dirigimos a la pestaña CREAR - Tabla.

2)Completamos todos los campos que deseemos que aparezcan otorgándoles un Nombre de Campo, por ejemplo, "Nombre y apellido", "Dirección" y "Teléfono". Y el Tipo de dato, por ejemplo, "número" o "texto". 

3)Seleccionamos propiedades para cada uno, en "Propiedades del campo" que aparecen en la ventana inferior de la tabla.

4)Una vez finalizada la carga de campos, podemos personalizar la tabla desde la pestaña Inicio, "Fuente".

5)Y una vez guardada la tabla, podemos comenzar a completarla con datos.

Les dejo un video de ejemplo:

Una vez que contamos con varias tablas y las queremos relacionar, por ejemplo, la de Clientes con la de Vendedores, Provincia y Categoría IVA, nos dirigimos a "Herramientas de Base de datos" y luego a Relaciones:

Pero ¿De qué nos sirve relacionar tablas?

Relacionamos tablas para que Access nos brinde automáticamente información determinada sobre la misma hoja de datos, y no tengamos que movernos de tabla en tabla buscándolos. Siguiendo con el ejemplo, puedo relacionar la tabla Clientes, con la de Provincia. Los campos involucrados serían "Provincia" (Tabla Clientes, tipo de dato numérico) y Descrip_Pcia (Tabla Provincia, tipo de dato: texto).

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la "clave principal" de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

Creamos formularios

El siguiente video muestra claramente cómo crear un formulario usando el Asistente:

Pero nos puede llegar a suceder, en determinadas oportunidades, que se nos pida elaborar un Formulario, es decir, que el mismo tenga ciertas características, y que el Asistente no lo soluciona porque ya es predeterminado y poco nos deja modificar. Por ejemplo, si deseamos que un formulario nos quede de esta manera, debemos elaborarlo "manualmente":

1) Nos dirigimos a la pestaña CREAR - DISEÑO DE FORMULARIO.

2) Nos aparecerá una cuadrícula para comenzar a elaborar nuestro formulario.

3) Le podremos un logotipo (imagen de encabezado), cuadros de textos, controles, etc. Pero en esta actividad particularmente, debimos usar campos ya existentes. Entonces fui a la opción "Agregar campos existentes" desde la cinta "Herramientas". De esa forma, automáticamente relacionará esos campos con el formulario. Es decir, que cuando lo ejecute, aparecerán todos los datos de esa tabla.

COMPETENCIAS Y SUS FUENTES

C68= Crear tablas en Access 2007. Aplicada a un ejercicio de clase.
C69= Relacionar tablas. Aplicada a un ejercicio de clase.
C70= Crear formularios. Aplicada a un ejercicio de clase.
Fuente para las tres: apuntes de clase.

¡¡Saludos!!