Tablas y Gráficos Dinámicos en Excel 2007

Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD.

Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

Las pivot tables están basadas en dos conceptos: sumarización y rotación:

Sumarización
Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos. sumarizacion, es aquel nombre que nos sirve para identificar una tabla dinamica de dos columnas y tres filas donde haya una exitacion manual.

Rotación
Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en cualquier posición que se requiera siempre y cuando estos campos estén contenidos en la base de datos.

En cuanto a la administración, una tabla dinámica puede servir para contar y sumar stock de mercaderías, si queremos contar la cantidad de personas que trabajan para nosotros, distinguiendo entre hombres y mujeres, qué funcion ocupan en la empresa, las ganancias obtenidas por semana, por mes, por producto, etc. Es muy útil si queremos resumir y ordenar una tabla de datos muy extensa.

GRÁFICO DINÁMICO

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos elegir el gráfico que más nos convenga.
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que los gráficos "estáticos" que vinimos haciendo en actividades atrás. Y que ya conocía como realizarlos, personalizarlos, etc., por eso es que no los nombré como una nueva competencia.

Mis nuevas competencias y sus fuentes:

C65= Uso de tabla dinámica. Aplicada a una actividad de clase.

F1= Clase expuesta por el profesor, y mail enviado con los pasos para utilizar de forma correcta la Tabla.

F2= http://es.wikipedia.org/wiki/Tablas_dinamicas.

C66= Uso del gráfico dinámico. 

F1= Clase expuesta por el profesor.

F2= http://www.aulaclic.es/excel2007/t_16_3.htm


Error: al no tener una configuración correcta de las tablas, las mismas no daban el resultado esperado. Gracias a la explicación del profesor, pude solucionarlo.

Validación de datos y utiización de la Función "Objetivo" en Excel 2007

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que deseemos restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

 La encontramos en la ficha "Datos" dentro del grupo "Herramientas":

Ejemplo Validar datos con Lista Despleglable

La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.
Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios, cuando completen el campo “Producto”, les muestre una lista de los productos a elegir. O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros deseados:

Cuando activamos el menú "Validación de datos" se despliega un menú como el de la siguiente figura: 

Tenemos 3 pestañas:

• Configuración: En la cual configuramos qué valores están permitidos.
• Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validación.
• Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos.  A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.
  • Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.
  • Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.
  • Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.
  EJEMPLO
  
  
    
  C63= Validar datos. Aplicada a un ejercicio dado en clase.
  F1= clase expuesta por el profesor.
  F2: http://trucosdeexcel.com/2009/11/validacion-de-datos/
  
  
  FUNCIÓN OBJETIVO
  
  

  Si sabemos qué resultado deseamos obtener en una fórmula, pero no estamos seguros de qué valor de entrada necesita la fórmula para obtener ese resultado, usamos la característica Buscar objetivo.

  
  
  

  Encontre el siguiente video que explica claramente para qué sirve y cómo utilizamos la función "Objetivo":

C64= Uso de la función "Buscar objetivo". Aplicada en clase.

F1= clase expuesta por el profesor.

F2= Excel 2007 - Buscar Objetivo

¡¡Saludos a todos y gracias por pasar!!

Utilizando la herramienta Subtotales e insertando comentarios en Excel

Herramienta SUBTOTALES

Pasos para agregar subtotales a una lista en una hoja de trabajo:

1. Ordenar la lista en el campo para el que deseamos insertar subtotales.
2. Hacemos clic en el botón del subtotal en el grupo Esquema de la ficha de Datos:

El cuadro de diálogo que aparece se llama "Subtotales".

Especificamos las opciones para los subtotales:

3. Seleccionamos el campo para que los subtotales se calculan en cada cambio en la lista desplegable.
4. Especificar el tipo de total que deseamos insertar en la función. Usamos la lista desplegable.

Cuando se utiliza la función de subtotales, no se limitan a tener los valores en el campo designado, se añade junto con la función SUMA. En su lugar, podemos hacer que Excel devuelva el número de entradas con la función COUNT, el promedio de las entradas con la función PROMEDIO, la entrada más alta con la función MAX, el de menores ingresos con la función MIN, o incluso el producto de las entradas con la Función del producto.

5. Seleccionamos las casillas de verificación para el campo (s) que desea total en la opción Agregar Subtotal cuadro de lista.
6. Aceptar.

Excel agrega los subtotales de la hoja de trabajo:

    

1, 2 y 3 son los distintos niveles en los que podemos visualizar los subtotales calculados.

- El 1 nos muestra sólo el TOTAL GENERAL.

- El 2 nos muestra cada subtotal calculado.

- El 3 nos muestra cada subtotal calculado pero detalla cada uno de los importes que se sumaron para cada subtotal (tal como se muestra en la imagen que está arriba)

Insertar COMENTARIOS, mostrarlos u ocultarlos a la hora de imprimir

Para insertar un comentario en Excel 2007 haremos clic derecho en la celda que deseemos realizar el comentario (puede ser una breve explicación para que quien lo vaya a leer sepa de que se trata el valor, texto, etc. de esa celda). Los comentarios son muy útiles a la hora de leer una lista con muchos totales y conceptos diferentes. Simplifica la lectura de los mismos.

Para mostrarlos u ocultarlos a la hora de imprimir el archivo nos dirigimos a "Revisar" y en el grupo "Comentarios" hacemos clic sobre "Mostrar todos los comentarios":

Este sería mi ejemplo de aplicación:

Nuevas competencias

C61= Uso de la Herramienta SUBTOTALES. Aplicada a una actividad de clase.

F1= Clase expuesta por el profesor.

F2=  Herramienta Subtotales en Excel 2007

C62= Insertar comentario en Excel, mostrarlo u ocultarlo.  Aplicada a actividades de clase.

F1= clase expuesta por el profesor.

E1= los subtotales no se realizaban debido a que le otorgaba ningún criterio de ordenamiento a la tabla.

NOS VEMOS EN EL PROXIMO POST!