Utilizando la herramienta Subtotales e insertando comentarios en Excel

Herramienta SUBTOTALES

Pasos para agregar subtotales a una lista en una hoja de trabajo:

1. Ordenar la lista en el campo para el que deseamos insertar subtotales.
2. Hacemos clic en el botón del subtotal en el grupo Esquema de la ficha de Datos:

El cuadro de diálogo que aparece se llama "Subtotales".

Especificamos las opciones para los subtotales:

3. Seleccionamos el campo para que los subtotales se calculan en cada cambio en la lista desplegable.
4. Especificar el tipo de total que deseamos insertar en la función. Usamos la lista desplegable.

Cuando se utiliza la función de subtotales, no se limitan a tener los valores en el campo designado, se añade junto con la función SUMA. En su lugar, podemos hacer que Excel devuelva el número de entradas con la función COUNT, el promedio de las entradas con la función PROMEDIO, la entrada más alta con la función MAX, el de menores ingresos con la función MIN, o incluso el producto de las entradas con la Función del producto.

5. Seleccionamos las casillas de verificación para el campo (s) que desea total en la opción Agregar Subtotal cuadro de lista.
6. Aceptar.

Excel agrega los subtotales de la hoja de trabajo:

    

1, 2 y 3 son los distintos niveles en los que podemos visualizar los subtotales calculados.

- El 1 nos muestra sólo el TOTAL GENERAL.

- El 2 nos muestra cada subtotal calculado.

- El 3 nos muestra cada subtotal calculado pero detalla cada uno de los importes que se sumaron para cada subtotal (tal como se muestra en la imagen que está arriba)

Insertar COMENTARIOS, mostrarlos u ocultarlos a la hora de imprimir

Para insertar un comentario en Excel 2007 haremos clic derecho en la celda que deseemos realizar el comentario (puede ser una breve explicación para que quien lo vaya a leer sepa de que se trata el valor, texto, etc. de esa celda). Los comentarios son muy útiles a la hora de leer una lista con muchos totales y conceptos diferentes. Simplifica la lectura de los mismos.

Para mostrarlos u ocultarlos a la hora de imprimir el archivo nos dirigimos a "Revisar" y en el grupo "Comentarios" hacemos clic sobre "Mostrar todos los comentarios":

Este sería mi ejemplo de aplicación:

Nuevas competencias

C61= Uso de la Herramienta SUBTOTALES. Aplicada a una actividad de clase.

F1= Clase expuesta por el profesor.

F2=  Herramienta Subtotales en Excel 2007

C62= Insertar comentario en Excel, mostrarlo u ocultarlo.  Aplicada a actividades de clase.

F1= clase expuesta por el profesor.

E1= los subtotales no se realizaban debido a que le otorgaba ningún criterio de ordenamiento a la tabla.

NOS VEMOS EN EL PROXIMO POST!