Excel 2007: Nuevas funciones aprendidas. Parte I

Hola a todos! En este nuevo post les contaré mis nuevas competencias adquiridas en MS Excel 2007. Vale destacar que este programa es una herramienta valiosísima a la hora de utilizar planillas de cálculo, manejar una base de datos o realizar cálculos de forma automática, lo que por ende lleva a hacer nuestro trabajo mucho más rápido y placentero.

La Hoja de Cálculo Excel nos permite elaborar tablas con textos y valores numéricos incluyendo fórmulas y funciones que se aplican a diversos diseños de tablas, también facilita la elaboración de gráficos de distintos tipos con calidad, es una herramienta muy usada en muchos entornos: escuela, hogar, oficina, negocios, gobierno, etc. Excel cada día presenta mejores funciones y facilidades para manejar tablas de todo tipo, y se ha convertido en la principal herramienta de trabajo de muchos usuarios. Prácticamente toda organización pública o privada cuenta con esta importante herramienta.

FUNCIONES APRENDIDAS DURANTE ESTE ÚLTIMO TIEMPO

DIAS.LAB

SINTAXIS: DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;Vacaciones)

Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Utilizamos DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basándonos en el número de días trabajados durante un período específico.

Fecha_inicial: es una fecha que representa la fecha inicial.

Fecha_final: es una fecha que representa la fecha final.
Vacaciones: es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial de los números de serie que representen las fechas.

C53= Uso de la función DIAS.LAB. Aplicada a una actividad.

F1= http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/dias-lab-HP005209190.aspx

F2= guia del profesor.

SIFECHA

SINTAXIS: SIFECHA(fecha_inicial;fecha_final;unidad)

Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas. Esta función se proporciona por compatibilidad con Lotus 1-2-3. Hasta hoy no se encuentra documentada en Excel.

Fecha_inicial: Fecha que representa la primera fecha o fecha inicial del período. Las fechas se pueden escribir como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "2001/1/30"), como números de serie (por ejemplo, 36921, que representa el 30 de enero de 2001 si se utiliza el sistema de fechas de 1900) o bien como resultado de otras fórmulas o funciones (por ejemplo, FECHANUMERO("2001/1/30")).

Fecha_final: Fecha que representa la última fecha o fecha final del período.

Unidad: El tipo de información que desea obtener:

"y"	Número de años completos del período.
"m"	Número de meses completos del período.
"d"	Número de días del período.
"md"	Diferencia entre los días de fecha_inicial y fecha_final. Los meses y los años de las fechas se omiten.
"ym"	Diferencia entre los meses de fecha_inicial y fecha_final. Los días y los años de las fechas se omiten.
"yd"	Días de diferencia entre fecha_inicial y fecha_final. Los años de las fechas se omiten.

POR EJEMPLO: =SIFECHA("1987/10/13";HOY();"Y") me devuelve mi edad actual en años: 23.

Competencia aplicada en la actividad 5, para calcular los años de antigüedad y la edad de cada empleado, por guía del profesor, ya que no está entre las funciones que contiene el programa, ni tampoco en la Ayuda Online.

C54: Uso de la función "Secreta" SIFECHA. Aplicada a una actividad.

F1= guía del profesor.

F2= http://ww2.pcypsitna.navarra.es/_vti_bin/HELP/3082/SPS/HTML/ldatedif.htm

LA FUNCION SI ANIDADA

Anidar una función significa que dentro de una debemos introducir otra para que nos arroje un resultado específico. En la función SI Anidada nos referimos a una sentencia que tiene dos o más niveles de profundidad y que dependiendo de que se cumplan, nos dará uno u otro resultado.

Ejercicio realizado en una de las actividades: =SI(G7>=80%;B7*0,06;0). Esta función se refiere al premio por asistencia y significa lo siguiente:

Si el valor que se encuentra en la celda G7 (total de asistencia) es mayor o igual a 80% (porcentaje de asistencia) al sueldo básico (B7) lo multiplicaremos por un 6% que equivale al premio por asistencia, de lo contrario no se pagará nada (0). Este último se puede omitir en caso que sea igual a 0.

VIDEOS DE EJEMPLO:

C55: Uso de la función SI ANIDADA. Aplicada en diversos ejercicios, depende para qué deba usarse.

F1= teoría de clase.

F2= http://www.youtube.com/watch?v=2VkfOv_KbyE&feature=player_embedded.

F3= http://www.youtube.com/watch?v=Qj09BLF_-6g&feature=player_embedded.

MAXIMO y MINIMO

Devuelven el mínimo o el máximo de un conjunto de valores de un campo especificado en una consulta.

SINTAXIS:    MIN(numero1;numero2,...)     MAX(numero1;numero2,...)

  
C56= Uso de las funciones MAX y MIN. Aplicadas a diversas actividades de clase.
F1= http://office.microsoft.com/es-es/access-help/funciones-min-y-max-HP001032255.aspx?CTT=1

INDICE y COINCIDIR

La primera devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango.

La podemos hallar dentro del grupo de las funciones de Búsqueda y Referencia tal como se ve en la imagen anexa:

Matriz: es un rango de celdas o una constante de matriz.

Ø Si matriz contiene sólo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna correspondiente es opcional.

Ø  Si matriz tiene más de una fila y más de una columna y sólo utiliza núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna.

Núm_fila: es la fila desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_fila, se requiere el argumento núm_columna.

Núm_columna: es la columna desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_columna, se requiere el argumento núm_fila.

La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a continuación, devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores 5, 25 y 38, la fórmula =COINCIDIR(25;A1:A3;0) devuelve el número 2, porque 25 es el segundo elemento en el rango.

Ambas funciones van acompañadas si se desean obtener otros datos de una tabla, además del valor máximo o mínimo, sumas parciales o totales, promedio, etc.

Por ejemplo, podemos usar la función COINCIDIR proporcionando un valor para el argumento fila de la función INDICE.

SINTAXIS: COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; tipo_de_coincidencia)

Ø Valor_buscado:  Obligatorio. Valor que desea buscar en matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busca un número en la guía telefónica, usa el nombre de la persona como valor de búsqueda, pero el valor que desea es el número de teléfono.

El argumento valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico.

Matriz_buscada: Obligatorio. Rango de celdas en el que se realiza la búsqueda. Tipo_de_coincidencia: Opcional. Puede ser el número -1, 0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia especifica cómo Excel hace coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado de este argumento es 1.

EJEMPLO DE ESTAS FUNCIONES ANIDADAS

Si deseamos obtener el nombre del proveedor con el menor o mayor importe (MIN o MAX), lo calcularemos usando una función anidada, ya que, además de obtener el menor o mayor importe, quiero saber el nombre el proveedor al que pertenece ese valor. 

El ejercicio que debía realizar era el siguiente:
 

=INDICE($C2:$C114;COINCIDIR(MAX(E2:E114);E2:E114;0))

Donde $C2:$C114 es la Matriz donde buscará el nombre del proveedor. En Num_fila introducí la función COINCIDIR para que coincida a su vez el nombre con el mayor importe (MAX) seleccionando el rango donde quiero que busque el mayor importe (E2:E114). MAX será el Valor_buscado de la función COINCIDIR, E2:E114 será la Matriz Buscada y el tipo_de_coincidencia en este caso será igual a 0.

C57= uso de la función INDICE. Aplicada a una actividad.
F1= apunte de clase. 
F2= http://excellentias.com/2010/03/funcion-excel-indic/
C58= uso de la función COINCIDIR. Aplicada a una actividad.
F1= apunte de clase.
F2= http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-coincidir-HP010062414.aspx

Hasta el próximo post!